Keuze voor mediation
Mediation is een manier van geschillenbeslechting waarbij de betrokken partijen zelf proberen om tot een oplossing te komen, onder begeleiding van een mediator. Arbeidsmediation is mediation in werk-gerelateerde kwesties. De mediator begeleidt partijen bij het uit- en bespreken van hetgeen er speelt en ondersteunt partijen bij het zoeken naar oplossingen.
Keuze voor een mediator*
Het mediationtraject
Als partijen de keuze hebben gemaakt voor mediation, is de eerste stap het kiezen van een mediator. Partijen moeten het samen eens zijn over de persoon van de mediator. Mediator is geen beschermd beroep; in principe kan iedereen zichzelf tot mediator benoemen en een eigen werkwijze aanhouden. Partijen kunnen ook kiezen voor een gekwalificeerde mediator. Het MfN-register (Mediatorsfederatie Nederland) is het (enige) onafhankelijke en door de Raad voor Rechtsbijstand en de Raad voor de Rechtspraak erkende non-profit kwaliteitsregister voor mediators in Nederland. Een mediator met het kwaliteitslabel MfN-registermediator (titel en logo) heeft aantoonbare ervaring en kwaliteit en is verplicht tot het onderhouden ervan (https://mfnregister.nl).
De werkwijze van een registermediator is transparant. Hij/zij werkt op basis van de MfN-mediation-overeenkomst en is gebonden aan het MfN-Reglement en gedragsregels. Een mediationtraject bestaat uit de volgende stappen.
Kennismaking/intake: tijdens deze (individuele) gesprekken krijgen partijen gelegenheid om zich een beeld te vormen van de mediator en te vertellen wat het probleem is of dreigt te worden. De mediator legt uit wat mediation inhoudt, in het bijzonder de kernwaarden ervan (vrijwilligheid, vertrouwelijkheid, geheimhouding, commitment) en wat zijn/haar rol en positie is in het traject (onafhankelijkheid, onpartijdigheid, begeleiding, bewaking voortgang). De mediator brengt de punten in kaart die partijen wensen op te lossen.
Eerste bijeenkomst en tekenen mediationovereenkomst: voorafgaand of aan het begin van de eerste bijeenkomst tekenen partijen de mediationovereenkomst. Daarin zijn ook de overige afspraken vastgelegd die partijen hebben gemaakt, zoals het uurtarief en de verdeling van het honorarium en de kosten. Als dat eenmaal is gebeurd, is het aan partijen om, onder begeleiding van de mediator, hun kant van het verhaal te vertellen. Partijen ervaren dit als het ‘echte’ begin van de mediation.
Vervolgbijeenkomsten: er is geen voorgeschreven aantal bijeenkomsten. Hoeveel bijeenkomsten er nodig zijn, is afhankelijk van het aantal betrokken partijen, de aard van het geschil, de opstelling en mogelijkheden van partijen. De mediator heeft tot taak de voortgang van het traject te bewaken. Hij/zij bespreekt dit aan het einde van een bijeenkomst met partijen.
Bespreken (mogelijke) oplossingen: nadat partijen zich hebben uitgesproken en duidelijk is wat eenieders belangen zijn, onderzoeken partijen samen onder begeleiding van de mediator de mogelijke oplossingen. Oplossingen die recht doen aan de belangen van beide partijen en die praktisch uitvoerbaar zijn.
Afspraken, Vaststellingsovereenkomst (vso): als partijen gezamenlijk tot een oplossing zijn gekomen, worden de afspraken in beginsel door de mediator schriftelijk vastgelegd in een zogenaamde vaststellingsovereenkomst (vso). Het geeft duidelijkheid en zekerheid over datgene waar partijen zich naar elkaar toe aan hebben verbonden voor de toekomst.
In het geval dat partijen zijn overeengekomen hun arbeidsrelatie te verbreken (in de praktijk ook wel aangeduid met de naar mijn mening botte term: ‘exit’ mediation) is het noodzakelijk om alle in verband daarmee gemaakte afspraken schriftelijk vast te leggen in een vso, zodat beide partijen weten wat elkaars rechten en plichten zijn.
Als in de loop van een mediation blijkt dat het vertrouwen tussen twee collega’s die problemen hadden in hun samenwerking weer is hersteld, is het aan partijen om aan te geven of zij prijs stellen op schriftelijke vaststelling daarvan. In dit soort situaties kunnen partijen dat ook juist weer afbreuk vinden doen aan het in elkaar uitgesproken vertrouwen.
Het hangt dus af van de inzet en de uitkomst van een mediation of een vaststellingsovereenkomst mogelijk, noodzakelijk of wenselijk is.
Afsluiten mediation
Als partijen gezamenlijk tot een oplossing zijn gekomen en de in verband daarmee gemaakte afspraken vast staan, komt het mediationtraject tot een einde en zal de mediation door de mediator formeel worden afgesloten.
Het is ook mogelijk dat het partijen ondanks hun inspanningen niet lukt om tot een gezamenlijk gedragen oplossing te komen. Als partijen die conclusie delen, wordt het traject door de mediator beëindigd. Belangrijk daarbij om te onderstrepen is dat de vertrouwelijkheid en geheimhouding waarvoor partijen bij het aangaan van de mediationovereenkomst hebben getekend, ook na afsluiting van de mediation blijft gelden. Mochten partijen later met elkaar in een juridische procedure verwikkeld raken, mogen zij geen beroep doen op of voortborduren op hetgeen in het doorlopen mediationtraject mondeling of schriftelijk aan de orde is gekomen. Partijen mogen als gevolg van de mediation in juridisch opzicht niet in een slechtere positie komen te verkeren. Hun posities worden als het ware gereset.
* In situaties waarin sprake is van complexe zaken, bijvoorbeeld vanwege een groot aantal betrokken partijen (groepsmediation), is het mogelijk om te kiezen voor co-mediation: begeleiding door meer dan één mediator.